La factura electrónica es la factura que se emite, recibe y conserva en formato digital con firma electrónica. En España, el formato oficial para facturar a la Administración y a las empresas es Facturae (fichero XML firmado digitalmente). La Ley Crea y Crece generaliza su uso en las operaciones entre empresas (B2B), y el software de facturación se encarga de generarla, firmarla y enviarla automáticamente.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica contiene exactamente los mismos datos que una factura tradicional, pero en formato digital y con una firma electrónica que acredita quién la emite y garantiza que su contenido no ha sido alterado. Es válida legalmente siempre que cumpla los requisitos del Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación en España.
Facturar electrónicamente reduce costes de papel y envío, acelera los cobros y, sobre todo, es la única vía para operar con muchas administraciones y grandes empresas que ya solo aceptan facturas electrónicas.
El formato Facturae
Facturae es el estándar de factura electrónica de la Administración española. Es un archivo XML que estructura todos los datos de la factura (emisor, receptor, desglose de IVA, retenciones, importes, forma de pago...) siguiendo un esquema oficial, y que se firma digitalmente con un certificado electrónico reconocido (por ejemplo, el de la FNMT).
Sus ventajas principales:
- Interoperabilidad total: cualquier sistema puede leer e integrar una factura Facturae.
- Seguridad jurídica: la firma digital aporta identidad, integridad y no repudio.
- Automatización: se envía y se contabiliza sin intervención manual, enlazando con sistemas como FACe.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
- Con la Administración (B2G): desde 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a las administraciones públicas a través de los puntos generales de entrada de facturas (FACe y equivalentes).
- Entre empresas (B2B): la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) obliga a las empresas y autónomos a emitir y recibir factura electrónica en las operaciones con otras empresas. La obligación se aplica de forma escalonada por volumen de facturación: grandes empresas desde 2026, pymes en 2027 y autónomos en 2028.
- Con consumidores (B2C): por ahora no es obligatoria, salvo que la acepte el receptor.
Cómo se emite una factura Facturae
- Genera el XML: el software de facturación crea el fichero Facturae con todos los datos obligatorios.
- Firma digitalmente: se firma con tu certificado electrónico (FNMT, DNIe u otro reconocido).
- Envía la factura: al punto general de entrada (FACe) para la Administración, o por el canal acordado en las relaciones B2B (correo, plataforma, API...).
- Conserva y verifica: almacena el fichero firmado y su registro de eventos, en línea con la normativa Veri*factu.
Hacerlo a mano es propenso a errores y consume horas. Con un software de facturación como PrestaManager Plus, el proceso completo es automático.
Cómo te ayuda PrestaManager Plus
- Generación automática de Facturae: XML estructurado y firmado con tu certificado digital.
- Envío directo a la Administración y archivo ordenado de todas tus facturas electrónicas.
- Cumplimiento Veri*factu combinado: la misma factura cumple la verificación de la AEAT.
- Integración con tu tienda online: los pedidos de WooCommerce o PrestaShop generan su factura electrónica sin intervención manual.
- Soporte y formación: nuestro equipo configura certificados, FACe y canales B2B contigo.
Emitir facturas electrónicas no debería ser un quebradero de cabeza: el software correcto lo convierte en un proceso automático de cada venta.